1、需求分析：了解客户的需求和目标，包括年会的主题、规模、预算、参与人员等信息，以便制定出符合客户需求的策划方案。

2、场地选择与布置：根据年会的规模和主题，选择适合的场地，如酒店、会议中心等，并负责场地的布置和装饰，营造出符合主题的氛围。

3、节目策划与执行：根据年会的主题和参与人员，策划符合主题的节目和活动，并负责节目的编排、彩排和执行，确保活动的顺利进行。

4、餐饮安排：根据参与人数和预算，安排合适的餐饮服务，确保参会人员的饮食需求得到满足。

5、交通与住宿安排：为外地参与人员提供交通和住宿的安排，确保他们能够顺利到达和离开徐汇区。

6、宣传与推广：负责年会的宣传和推广工作，包括制作宣传材料、发布宣传信息等，提高年会的知名度和参与度。

7、现场管理与协调：在活动现场负责管理和协调工作，确保活动的顺利进行，包括现场秩序维护、设备调试等。

8、后期跟进与反馈：活动结束后，进行后期跟进和反馈工作，收集参会人员的意见和建议，以便对未来的活动进行改进。

在徐汇区寻找专业的年会策划服务时，可以通过搜索相关网站、咨询朋友或同事等途径来了解不同的策划公司和服务，在选择时，可以参考公司的资质、经验、口碑和服务质量等方面进行评估，也可以要求公司提供过去的案例和客户评价等信息，以便更好地了解其服务质量和专业水平。

专业的徐汇区年会策划服务能够为客户提供全方位的策划服务，确保年会的顺利进行并达到预期的效果，在选择策划公司时，需要综合考虑其资质、经验、口碑和服务质量等方面进行评估。